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企业公文写作与档案管理 主讲导师：刘 靖 【课程背景】 公文，是党政机关和企事业单位在内部管理和对外交流中使用的规范性文体。格式正确、结构严谨、内容翔实、指导性强的公文，其作用之大、意义之重要，是显而易见的。 档案管理是企事业单位在实施内部文件管理时要遵循的标准化、规范性、保密性要求的实用性课程。 【课程收益】 Ø 让学员认知公文的特征、作用与写作要求 Ø 让学员掌握公文的纸张、格式、版式要求 Ø 让学员掌握公文结构与行文技巧 Ø 让学员掌握公文各版块写作技巧 Ø 掌握《工作总结》文体结构 Ø 掌握《工作总结》素材积累、剪裁 Ø 掌握《工作总结》的行文技巧 Ø 让学员认知档案管理的标准和要求 Ø 让学员掌握档案的分类、鉴别技巧 Ø 让学员掌握档案的借阅与管理技巧 【培训对象】 企事业单位人员、行政部、办公室、人力资源部、各部门文员、高校学生、MBA学员等
【课程时间】 2-3天（12-18小时） 【课程大纲】 第一讲：公文特征与写作要求 一．公文的五个特征 1. 职能性 2. 可靠性 3. 逻辑性 4. 简明性 5. 规范性 二．公文写作的7项要求 1. 符合法令和政策方针要求 2. 观点明确、情况翔实的要求 3. 文字精练 标点正确的要求 4. 条理清晰 层次分明的要求 5. 数字精准、名词正确的要求 6. 引言正确 内容无误的要求 7. 书面整洁、格式规范的要求 三．公文的7大作用 1. 言词规范的作用 2. 政令通达的作用 3. 舆论宣传的作用 4. 情报沟通的作用 5. 工作指引的作用 6. 参谋决策的作用 7. 商洽联络的作用 【本讲教学目的】 公文，因是公众性质的文体，具有独特的要求、规则、标准、规范和写作注意事项。 本讲课程指导学员从理论层面了解公文的特殊性和重要性，引起学员对公文写作的重视。 第二讲：公文的原则、规范与作用 一．公文语言6项原则 1. 公文语言和文学语言的区别 2. 注意公文语言的平实性 3. 多叙述,少用描写语言 4. 注意语言的准确性 5. 公文语言的通俗性 6. 公文语言的简洁性 二．公文遵守的5个规范 1. 公文语言要中规中矩 2. 公文语言要合乎词典意义 3. 公文要严格遵循语法规则 4. 保证不同读者能理解一致 5. 语言尽量不要标新立异 三．公文仿照3个特点 1.公文的“八股”特点 2.公文是模式化文体 3.公文体式标准化 【本讲教学目的】 本讲旨在让学员认知公文在标准化、规范化方面的要求，引起学员对公文规范的重视和遵循，从而区别于其它常规文体的写作要求。 第三讲：公文格式、用纸与版式设计要求 一．公文主题构成5要素 1．标题结构 2．主送机关 3．正文层次要求 4．发文机关 5．发文日期 二．公文抄送保存6要求 1．文件版头 2．公文编号 3．签发人 4．机密等级 5．紧急程度 6．抄送单位 三．公文追溯4原则 1．阅读范围 2．附件 3．印章 4．印制版记 四．公文用纸5标准 1．国际标准A4纸 2．天头 3．地脚 4．左白边（订口） 5．右白边 五．公文页码设置4原则 1．首页无页码 2．公文页码 3．单面字数 4．公文装订 【本讲教学目的】 本讲课程通过五个版块内容的学习，指导学员掌握公文所具有的特殊格式、关键要求、细节标准等规范性要素，从而严肃对待公文写作，遵循公文的写作规律，在细节要求方面确保中规中矩。 第四讲：公文写作技巧与行文要求 一．公文结构4要素 1．公文结构3版块 2．正文开头： 3．正文叙述： 4．正文结尾： 二．公文写作5个法则 1．导语： 2．正文： 3．表述： 4．篇章： 5．结尾： 三．公文写作的4个原则 1．及时性 2. 准确性 3. 有效性 4. 保密性 四．公文写作5步流程法 1．命题 2. 关联词 3. 开头 4. 内容叙述 5. 结尾 【本讲教学目的】 本讲通过四个版块的学习，指导学员掌握公文的文体结构以及在写作时的相关要求。 第五讲：档案管理基础认知 一、关于档案管理的认知 1、什么是档案管理 2、档案管理的作用 3、档案管理的价值 4、档案管理的意义 案例：某公司早期轻视档案管理导致的被动 二、档案整理工作分类 1、档案整理工作8项要素 2、档案管理系统结构与目的之间的关系 案例：某家具公司文件管理的混乱现象 三、企业档案管理的主要内容 1、企业档案涵盖9项内容 2、企业档案管理2个原则 案例：东联物业重视档案管理，助力企业快速发展 【本讲教学目的】 本讲指导学员从理论层面了解档案管理的作用、价值和重要性的认知，了解档案整理工作的要素和企业档案涵盖的相关内容，从而加深学员对档案管理重要性的理解。 第六讲：企业档案管理方法 一、企业档案文件收集和归档 1、部门文件收集 2、公司文件收集 3、档案汇总编目 案例：某国际集团高标准的档案管理 4、档案文件整理存储 5、定期检查与防护 6、档案文件使用与归还 二、企业文件归档基本要求 1、及时齐全的要求 2、真实准确的要求 3、标准规范的要求 案例：东联公司档案管理的标准和要求 三、企业文件归档范围划分 1、保密要求类 案例：o’WEEL公司对保密档案的管理要求 2、行政综合类 3、人力资源类 4、会计统计类 5、业务销售类 6、工程施工类 7、生产计划类 8、技术研发类 9、材料供应类 案例：深圳某公司对供应商档案的管理要求 10、其他类 四、企业文件级别分类 1、一级绝密文件 案例： 2、二级机密文件 3、三级秘密文件 4、四级普通文件 五、企业文件归档时间 1、基建项目和技术项目归档时间 2、管理过程形成的文件归档时间 六、企业档案识别和销毁 1、编制档案保存期限表 2、做好档案鉴定工作 3、鉴定要按各类档案保管期限进行 4、正确对待需永久保存的档案 5、及时销毁已无价值的档案 案例：o’WEEL公司对档案识别、销毁要求 【本讲教学目的】 本讲利用六大版块，采用流程教学方式，步步深入，教导学员掌握档案管理的完整程序、六大步骤、科学方法。 第七讲：档案生命周期与管理要求 一、档案的生命周期 档案生命周期导图 1、档案立档 参考：归档文件目录 2、档案鉴定 3、档案保存 参考：档案保存期限对照 4、档案调阅使用 参考：归档异动表参照 5、档案盘点统计 例：档案盘点表样式参照 6、档案解密销毁 参考：档案销毁清单 7、档案调动 二、档案管理归档要求 1、档案的质量要求 2、文件、资料要求 3、原件和附件要求 4、文件的封面要求 5、跨年度文件管理要求 6、文件的顺序排列要求 三、部门保存文件范围及规定 1、部门文件管理规则 2、部门档案文件范围 3、专属文件管理划分 【本讲教学目的】 本讲通过对档案生命周期的分析与学习，系统性了解、掌握档案管理的综合流程，让档案管理更清晰、更直观、更方便学习与掌握。 第八讲：档案管理实施细则 一、文件编目细则与方法 1、文件编目要求和方法 2、卷内目录编写方法 3、卷内准备表填写方法 参考：卷内文件目录编写表格式 4、案卷封面封底编写方法 参考：企业案卷封面编写格式 5、档案文件的绑定方法 范例：档案装订步骤参考 6、电子、视听档案管理 二、明确档案员职责细则 1、接受上岗培训，认真履职 2、做好文件收集整理分类工作 3、及时正确归档文件资料 4、维护档案完整和安全 三、企业文件保存细则 1、建立文件交接手续 2、明确文件存储要求 3、文件清理检查细则 4、文件存储期限细则 四、企业档案保密细则 1、档案完整和安全性 2、档案核对签字要求 3、涉密档案管理要求 4、档案带出档案室要求 5、档案员的工作自律 【本讲教学目的】 本讲通过对档案管理实施细则的细化与分析，让学员掌握档案管理在细节操作方面要求和规范。 第九讲：工作总结的特征及注意事项 一．工作总结的5个特征 1.总结要真、深、实 2.叙述条理清晰（5W2H） 3.措施叙述要精当 4.数据明晰、精准 5.目的明确、突出 二．工作总结写作4项注意 1.对总结事项调查清楚 2.对叙述事项精心筛选剪裁 3.总结经验，也要总结教训 4.多肯定成绩，鼓舞人心 【本讲教学目的】 本讲教导学员学习并掌握各单位普遍常用的文体《工作总结》的特征和写作时的注意事项， 第十讲：工作总结的写作要求 一．明确工作总结时段 1.年度工作总结 2.季/月度/周工作总结 二．个人总结与单位总结的差别 1.个人工作总结6个要素 2.单位工作总结7个要点 三．工作总结写作前的准备 （一）个人工作总结写作前的准备 1.回顾工作历程 2.查找相关资料 3.酝酿写作思路 （二）单位工作总结写作前的准备 1.回顾单位工作历程 2.查找相关资料 3.重要事件/数据确认 4.酝酿写作思路 【本讲教学目的】 本讲教导学员学习并掌握工作总结的分类，个人工作总结和单位工作总结的相同点、不同点，明确工作总结写作前要做好的各项准备工作。 第十一讲：工作总结写作技巧 一．工作总结的八大要素 1.工作概述 2.业绩情况 3.与前期或同期比较。 4.业绩增降原因分析。 5.投入成本分析 6.存在的问题分析 7.团队的培训与考核 8.接下来的工作计划 二．工作总结文体结构 1.开头写作要求 2.主体内容写作规则 3.结尾写作要求 三．工作总结6步流程 1.标题——标题结构法 2.开头——技巧与要求 3.过去工作总结 4.未来工作展望 5.结尾——写作技巧 6.落款、日期 四．例文解析与写作训练指导 1.文体结构层次规范 2.例文《工作总结》解析 3.工作总结写作训练： 【本讲教学目的】 本讲教导学员学习并掌握《工作总结》的八大要素和写作时的叙事结构，工作重点的甄选，以及各个版块的写作技法。
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