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王哲光:高效能会议管理

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高效能会议管理
主讲:王哲光
课程背景
有人说工作的大部分时间就是开会,没错,会议是管理者主要的工作方式之一。然而,人们常常把会议看作一种必须忍受的痛苦。你是否经常抱怨或听到这些抱怨:会议浪费时间、精力和资源;会议好象总在绕圈子;令人厌烦的会议太长了;讨论还来不及充分展开就结束了;会议让太多的人参加讨论,参与决策;会议经常被少数人支配,而其他人被晾在一边。但是我们发现有效的会议可以振奋人心,可以激发参与意识,而且最终能体现在行动效果上。事实上,会议可能是团队成员之间最重要的交流形式了;是否具有召开高效率会议的能力,是成功团队与不成功团队的主要区别,也是管理者工作效率高下的关键。
不论是会议的组织者、会议的主席,还是出席会议者,都需要足够的技巧提高会议的效果与效率。如何选择出席对象?如何编写议程?如何落实会议用品?如何进行恰当的座位安排?如何防止偏离正题?如何应付对付闹事者?如何结束会议?如何确保会议决策得到落实?会议组织者不得不考虑的问题,本课程将提供给你相关的各种实用建议、技巧、常见问题与对策,帮助学员开一个高效能的会议。
课程目标
Ø  掌握会议管理的基本原则、组织会议的流程和准备工作;
Ø  能基本运用参会技巧提供建设性意见;
Ø  打造出色的控场和主持能力,有能力处理会议中的冲突和突发事件;
Ø  加强会议的策划、推广、组织和执行能力,获得有效的会议成果;
Ø  掌握会议控制的技巧,理解真正的双赢实现模式,形成卓有成效的解决方案。
培训用时
2天(每天6小时)
授课方式
通过“讲授—演练—分享—点评—感悟—突破”训练法,30%知识点剖析+30%案例研讨+30%演练互动和视频赏析+10%总结、点评、纠偏,使学员在完成一个个任务中体验和成长,改变心智模式,从而成为高效能会议的组织者和参与者。
课程大纲
一、高效能会议的前提
1、开会前要了解的事情
1)效率与效能
2)问参会者的几个问题
3)问召集者的几个问题
4)会议的十大目的
5)内部会议的八大类型
6)选择与会者——七种会议参加人
2、思考问题——会议是为了解决问题而开的
1)预见问题的四种途径
2)关于问题的问题
3)如何描述和定义问题
演练:工作实际问题收集
4)分析问题与解决问题的八个步骤
3、会议准备与组织安排
1)场地选择与设施准备
2)准备议程与分发议程
3)准备会议用品
4)安排座位的策略
5)会议通知
4、参会的秘诀——如何出席会议
1)参会应有的态度——十种不同参会态度
2)会议发言稿的准备
3)不做挑刺人——带着方案谈问题
演练:3分钟MINI发言
4)会议中应有的表现
演练:倾听的技巧
二、高效能会议的关键点
1、会议时间管理
1)时间的特性
2)时间管理的陷阱——浪费时间的原因
3)四代时间管理
2、时间管理的原则——如何做到要事第一
1)列清单——6件事法则
2)ABC排序与80/20法则
3)分清轻重缓急——第二象限法则
4)找到生命中的大石头
5)别让猴子跳上背——猴子定律
教学影片:不可能的任务
3、提高效率的方法
1)专心专注
2)日清日高
3)个人5S
4)找准自己的节奏
5)时间块和时间零钞
6)工欲善其事必先利其器
4、工作会议的推行要点
1)导入议题
2)澄清资料
3)发展意念
4)决定行动
5)总结要点与跟进
教学影片:执行艰巨任务前的会议
三、平行思考的开会方式——六顶思考帽法
1、六顶思考帽的基本结构与单独使用方法
)白帽——信息的相关性及准确性
2)红帽——直觉、情感、感受
3)黑帽——逻辑推理其可行性分析
4)黄帽——评估价值,获取利益
5)绿帽——发挥创造性、预测性
6)蓝帽——控制焦点及主题
演练:如何开这个会?
2、系统使用六顶思考帽的原则
3、简单的短序列
4、系统使用六顶思考帽序列
1)初始序列
2)中间序列
3)结尾序列
演练:刘主任的问题
四、会议执行与组织
1、会议执行落地难的原因
1)执行力不强的原因
2)会议中容易出现的执行方式
变样执行、递减执行、按需执行
肢解执行、牟利执行、恶意执行
2、没有问题才是最大问题——如何提高会议风险意识
1)预想危机
2)跳出舒适区
3)树立假想敌
4)枕戈达旦
5)训练教育
6)压力测试
7)追求卓越
3、执行任务达成目标的秘诀
1)布置工作七大要务
教学影片《如何布置和接受任务》
2)如何争取执行者支持
3)如何化解执行阻力
教学影片《如何消除执行阻力》
4、会议执行落实体系建设
1)员工做你检核而不做你期望的事
2)影响会议执行落实体系建设的因素
组织结构、人力资源、领导核心、控制标准
3)会议组织工作控制的方向
工作方向、推动进程、操作流程、工作品质、工作状态
4)保障会议执行落实的四大体系
目标与计划体系、流程与监控体系、标准与规范体系、激励与改善体系
职业习惯造就卓越人生

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