高效能会议管理 主讲:王哲光 课程背景 有人说工作的大部分时间就是开会,没错,会议是管理者主要的工作方式之一。然而,人们常常把会议看作一种必须忍受的痛苦。你是否经常抱怨或听到这些抱怨:会议浪费时间、精力和资源;会议好象总在绕圈子;令人厌烦的会议太长了;讨论还来不及充分展开就结束了;会议让太多的人参加讨论,参与决策;会议经常被少数人支配,而其他人被晾在一边。但是我们发现有效的会议可以振奋人心,可以激发参与意识,而且最终能体现在行动效果上。事实上,会议可能是团队成员之间最重要的交流形式了;是否具有召开高效率会议的能力,是成功团队与不成功团队的主要区别,也是管理者工作效率高下的关键。 不论是会议的组织者、会议的主席,还是出席会议者,都需要足够的技巧提高会议的效果与效率。如何选择出席对象?如何编写议程?如何落实会议用品?如何进行恰当的座位安排?如何防止偏离正题?如何应付对付闹事者?如何结束会议?如何确保会议决策得到落实?会议组织者不得不考虑的问题,本课程将提供给你相关的各种实用建议、技巧、常见问题与对策,帮助学员开一个高效能的会议。 课程目标 Ø 掌握会议管理的基本原则、组织会议的流程和准备工作; Ø 能基本运用参会技巧提供建设性意见; Ø 打造出色的控场和主持能力,有能力处理会议中的冲突和突发事件; Ø 加强会议的策划、推广、组织和执行能力,获得有效的会议成果; Ø 掌握会议控制的技巧,理解真正的双赢实现模式,形成卓有成效的解决方案。 培训用时 2天(每天6小时) 授课方式 通过“讲授—演练—分享—点评—感悟—突破”训练法,30%知识点剖析+30%案例研讨+30%演练互动和视频赏析+10%总结、点评、纠偏,使学员在完成一个个任务中体验和成长,改变心智模式,从而成为高效能会议的组织者和参与者。 课程大纲 一、高效能会议的前提 1、开会前要了解的事情 1)效率与效能 2)问参会者的几个问题 3)问召集者的几个问题 4)会议的十大目的 5)内部会议的八大类型 6)选择与会者——七种会议参加人 2、思考问题——会议是为了解决问题而开的 1)预见问题的四种途径 2)关于问题的问题 3)如何描述和定义问题 演练:工作实际问题收集 4)分析问题与解决问题的八个步骤 3、会议准备与组织安排 1)场地选择与设施准备 2)准备议程与分发议程 3)准备会议用品 4)安排座位的策略 5)会议通知 4、参会的秘诀——如何出席会议 1)参会应有的态度——十种不同参会态度 2)会议发言稿的准备 3)不做挑刺人——带着方案谈问题 演练:3分钟MINI发言 4)会议中应有的表现 演练:倾听的技巧 二、高效能会议的关键点 1、会议时间管理 1)时间的特性 2)时间管理的陷阱——浪费时间的原因 3)四代时间管理 2、时间管理的原则——如何做到要事第一 1)列清单——6件事法则 2)ABC排序与80/20法则 3)分清轻重缓急——第二象限法则 4)找到生命中的大石头 5)别让猴子跳上背——猴子定律 教学影片:不可能的任务 3、提高效率的方法 1)专心专注 2)日清日高 3)个人5S 4)找准自己的节奏 5)时间块和时间零钞 6)工欲善其事必先利其器 4、工作会议的推行要点 1)导入议题 2)澄清资料 3)发展意念 4)决定行动 5)总结要点与跟进 教学影片:执行艰巨任务前的会议 三、平行思考的开会方式——六顶思考帽法 1、六顶思考帽的基本结构与单独使用方法 )白帽——信息的相关性及准确性 2)红帽——直觉、情感、感受 3)黑帽——逻辑推理其可行性分析 4)黄帽——评估价值,获取利益 5)绿帽——发挥创造性、预测性 6)蓝帽——控制焦点及主题 演练:如何开这个会? 2、系统使用六顶思考帽的原则 3、简单的短序列 4、系统使用六顶思考帽序列 1)初始序列 2)中间序列 3)结尾序列 演练:刘主任的问题 四、会议执行与组织 1、会议执行落地难的原因 1)执行力不强的原因 2)会议中容易出现的执行方式 变样执行、递减执行、按需执行 肢解执行、牟利执行、恶意执行 2、没有问题才是最大问题——如何提高会议风险意识 1)预想危机 2)跳出舒适区 3)树立假想敌 4)枕戈达旦 5)训练教育 6)压力测试 7)追求卓越 3、执行任务达成目标的秘诀 1)布置工作七大要务 教学影片《如何布置和接受任务》 2)如何争取执行者支持 3)如何化解执行阻力 教学影片《如何消除执行阻力》 4、会议执行落实体系建设 1)员工做你检核而不做你期望的事 2)影响会议执行落实体系建设的因素 组织结构、人力资源、领导核心、控制标准 3)会议组织工作控制的方向 工作方向、推动进程、操作流程、工作品质、工作状态 4)保障会议执行落实的四大体系 目标与计划体系、流程与监控体系、标准与规范体系、激励与改善体系 职业习惯造就卓越人生
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