给团队管理者 的时间管理课 POA Time Management 课程背景 Background 衡量管理者的时间管理得好不好的标准是整个团队的工作效能。因此,管理者要解决很多团队层面的时间管理挑战: - 双方对事务的重要性认识不同 - 双方对事务的优先级排序不同 - 因为对方不配合,造成时间的延误 - 下属的工作计划与团队计划不同步 - 会议效率低效果差,浪费大家的时间 - …… 本课程对传统的时间管理课程进行了大幅度的迭代,具有两大独特的亮点: 1)用“POA思维”把时间管理从个人效能扩展到团队效能。 POA思维强调的是“目标凝聚伙伴、伙伴共创方法、方法服务目标”的理念。在需要他人配合的事务中,要把合作方变成伙伴。当大家共同关注团队的效能后,个人的效能才会得到真正的提升。 2)对“重要紧急四象限“的全新解读,把“假配合”变成”真合作“。 当重新定义“重要紧急”后,会暴露出双方对于“重要“的不同理解。暴露问题使得我们有机会真正地从根源上解决问题:统一重要性。在重要性统一以后的行动才是真正的合作。 通过本课程的学习,管理者站在全局的角度管理时间,并且会不断地思考这三个问题: 1) 我认为重要的事务,和公司的目标一致吗? 2) 我认为重要的事务,团队也觉得重要吗? 3) 怎样才能和团队一起把这件事做得更好? 这才是企业需要管理者具备的时间管理能力。 课程特色 UniqueStrength 原创:“POA行动力”思维和对四象限的全新解读,让你换个角度看时间管理。 实战:用“统一重要性”降低内耗和浪费,这就是企业需要的时间管理。 痛点:从工作中真实的痛点展开课程,激发学员改变的欲望。 落地:不讲名人故事,不编写案例。学员提供全真案例,现场练习、学以致用。 课程对象 Attendees 希望通过时间管理来提升团队效能的管理者 课程收获Objectives 理解团队管理者的职责就是提升团队的整体效能 能够运用新定义的“重要/紧急四象限”,对工作中的事务进行分类。 能够运用POA思维开展沟通,统一重要性,促成合作。 能够用二合一计划法来制定计划,对工作事务正确地排序。 能够正确地理解上级目标,并为团队分解目标,确保上下一致。 能够找到工作中干扰产生的根源,优化流程,提升团队工作效率。 课程时长Duration 2天 课程大纲Outline 一、管理者的时间管理 1. 什么是时间管理? 时间不可被管理,事务才可被管理 时间管理=怎样把事情做得更好 效率 vs. 效能 2. 管理者的时间管理 目标:追求团队的整体效能提升 怎样和团队一起把事情做得更好? 【图片引导】你理想中的时间管理 3. 促进合作的POA思维
Objective —— 定位目标
Partner —— 凝聚伙伴 Acceleration —— 加速行动 POA行动力循环: 目标(O)凝聚伙伴(P) 伙伴(P)共创方法(A) 方法(A)服务目标(O) 时间管理的目标(O)是什么? 二、分象限:轻重缓急要明确 1. 什么是“重要/紧急四象限” 【讨论】怎样理解这个工具? 【案例】为什么是我? 何为重要?何为紧急? 2. 重新定义“重要/紧急” 重要:主观标准,取决于自己 紧急:客观标准,取决于外界 【小组练习】用新定义为工作中的事务分四象限 3. 怎样统一重要性? 为什么工作中会“不想做”? 双方对重要性理解不一致 解决方案:用POA思维统一重要性 “统一重要性”的分析三步曲: 1) 了解对方的O 2) 挖掘自己的O 3) 判断是O不一致,还是A不一致? “统一重要性”的沟通三步曲: 1) 明确我们的O是一致的 2) 告知阻碍达成O的障碍 3) 邀请对方共创更好的A 【小组练习】为一个“紧急不重要”的事务统一重要性 统一重要性的本质是:“怎样把这件事做得更好” 【团队效能秘笈】统一团队对重要性的认知 三、做计划:优先顺序要排对 1. 排序时的两大误区 【误区一】错把紧急重要的事务放第一 重要不紧急的事务,才是最先放的“大石头” 【误区二】以为四象限理论=做事的顺序 是“安排的顺序”,而不是“做事的顺序” 2. 怎样做一份计划表? 【工具】二合一计划法 正确排序三要素: 1) 把事务分四象限 2) 按2-1-4-3的顺序填入 3) 遵循“安排的顺序” 【练习】做一份一周计划表 【团队效能秘笈】自上而下,要事第一 四、定目标:承上启下要衔接 1. 什么是好目标? 什么是能引起共鸣的好目标? 找到What背后的Why 够“痛”才能有共鸣 【练习】What vs. Why
2. 正确理解上级的的目标 一张POA图看懂“使命/愿景/价值观/战略” POA目标体系 上接战略 下接绩效 3. 怎样分解目标? 区分指标和目标 指标是用来量化目标的 管理者既要给指标(KPI),更要给目标(O) POA目标分解法 1. 了解指标背后的目标 2. 先分解目标(做一次POA分析) 3. 再为下一级目标配上指标 【练习】为自己团队分解一次目标 【团队效能秘笈】要结果(绩效)导向,更要目标导向 五、开例会:提升效率要自律 1. 为什么要开例会? 历史:例会是被“攒”出来的 目标:例会是为了提升效率 原则:所有话题必须是全体与会者都有共鸣的 2. 例会该怎么开? 误区一:逐一进行工作汇报 误区二:进入具体项目细节 【练习】为某例会主题做一次POA分析 【团队效能秘笈】把与会者都当成伙伴 六、排干扰:追根溯源要彻底 1. 哪些干扰需要排除? 干扰 ≠ 打断 干扰 = 来自外界 + 你认为不合理 2. 怎样排除干扰? 找到干扰的源头,才能一劳永逸 排除干扰四步曲 n 谁在干扰你? n 为什么是干扰? n 用“为什么”找到根源 n 基于根因找到解决方案 【练习】现场演练:这个干扰怎样排除? 【团队效能秘笈】每一个干扰都是提升团队效能的良机 七、复习总结 回顾知识点 Q&A 行动计划
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