|
行政与秘书的会议管理 课程背景 l 行政与秘书人员由于处于辅助、管理岗位，自我实现感与成就感较少； l 大多数行政与秘书人员对于其它业务部门的工作了解不多、不深刻； l 由于从属性、临机性工作占工作大部分，大多数行政与秘书人员不知道如何自主安排自己的工作； l 对于参与会议管理，行政与秘书不仅被动，而且不知道该怎么做； l 对于记录会议内容的技巧，很多行政与秘书尚未掌握或者比较生疏； l 必须从心态与技能上解决行政与秘书人员的岗位任职能力问题。 授课对象 l 行政文员 l 秘书 课程时间 l 1天×６小时/天=6小时 l 各章节的具体授课时长将视现场情况予以少量调整 课程形式 讲授法、讨论法、问答法、实操法、案例分析法 课程纲要 开场导入 （10分钟） l 我知道自己适合做什么工作吗？ l 我愿意决策吗？ l 我愿意承担策划、参谋的责任吗？ l 我对处理一堆杂乱的事务有成就感吗？为什么？ 第一章 行政与秘书的职责与成就（60分钟） v 分享与分析 v 我的岗位职责是什么 v 我是怎样履行我的岗位职责的 v 我的实现感与成就感来自于哪里 v 行政与秘书的职责 u 行政与秘书的天职：协助与服务 u 通常的职责 u 企业的具体规定 u 什么是“完成领导交待的其它任务” v 行政与秘书的成就 u 正确的成功观念：达到自己设定的目标 u 目标设定的资源 u 自我检视与职业的选择 u 行政与秘书的岗位成就（结合本公司岗位职责讲述） v 行政秘书成就的案例： l 马英九：从秘书到总统 l 杨尚昆：从秘书到国家主席 l 童文红：从前台接待到阿里巴巴菜鸟首席执行官 l 刘峰松：从秘书、资料管理到培训师咨询师 l 芸芸众生：活在自己的幸福中；活在别人的感激中 第二章 行政与秘书的工作计划管理（30分钟） v 分享与分析 u 我是怎样计划与实施自己的工作的？ u 我是如何理解我的工作特点的？ v 行政与秘书工作的特点 v 行政与秘书工作计划的特点 v 行政与秘书工作计划的结构化要素 v 行政与秘书工作计划的制定方法 v 行政与秘书工作计划的实施与修订 v 行政与秘书工作计划的总结 v 行政与秘书如何处置临时性工作 v 行政与秘书如何处理不同领导关系的指令 第三章 行政与秘书的时间管理（30分钟） v 分享与分析 u 我是如何安排我的工作时间的 u 我的最高效的做事时间是什么时间段 u 我的记忆力最好的时间段在哪里 u 我如何处理干扰 u 我认为处理事务的次序原则是什么 v 时间管理的原则 v 个人的时间杀手 v 时间管理四象限 v 时间箱 v 工作清单 v 工作日志 v 未尽事务小贴士 v 电话的处理技巧 v 临时性任务的处理技巧 第四章 行政与秘书的跨部门沟通与协调（40分钟） v 分享与分析 u 我了解其它部门的业务吗？为什么？ u 我了解我所接触的同事和领导吗？请详细描述两位。 u 我了解部门之间的协作关系吗？请描述一下。 v 行政与秘书跨部门沟通与协调的原则 v 行政与秘书跨部门沟通与协调的角色及其扮演 u 告知型角色 u 了解型角色 u 解释型角色 u 双向沟通型角色 u 代理协调型角色 u 代理分配型角色 v 行政与秘书跨部门沟通与协调常见问题处理 u 对方不给交流的机会 u 对方有不承认交流过程与成果的风险 u 对方态度傲慢 第五章 行政与秘书的会务服务（70分钟） v 分享与分析 u 我在会务工作方面的职责是什么 u 我做会议管理时都会注重哪些方面？我是怎么做的？ v 会务工作的目的 v 会务工作的内容 v 会务工作技巧 u 会务准备工作核对单 u 会议目的、议题、议程、时间、地点、与会者的确认 u 通知与会者 u 确定与会 u 搜集发言大纲 u 会场布置 l 会场环境 l 标语条幅 l 桌椅灯光等设施 l 音响投影等设备 l 名签 l 茶点 l 休闲安排 u 来宾迎送 u 住宿安排 u 饮食安排 u 资料准备与分发 v 会后跟踪 u 会议记录/纪要的程序化确认 u 会议记录/纪要的发布 u 会议决议的跟踪方法 u 会议决议跟踪中常见问题的处置 第六章 行政与秘书的会议记录技巧（100分钟） v 分享与分析 u 我知道什么样的会议要做会议记录/会议纪要吗？ u 我是怎么做会议记录/会议纪要的 u 我是如何确认会议记录/会议纪要的 u 我是如何发布会议记录/会议纪要的 u 我是如何跟进会议决议的落实的 v 为什么要做会议记录/会议纪要 v 会议前的准备 u 知识与经验的积累 u 发言大纲的准备 u 会前的沟通 u 辅助设备的准备：录音与录像 v 行政与秘书作为会议记录者的角色作用 v 记录的原则 v 整理记录的原则 v 会议记录的要素 v 会议纪要的要素 v 察言观色与描述 v 语言的记录 u 记录者位置的安排 u 记录工具的选择 u 记录格式的选择 u 记录时的姿势与表情的运用 u 关键词的捕捉 u 各部门常用关键词 u 建立自己的常用词库 u 练习顺畅的书写习惯 u 会场对记录的要点确认 v 行政与秘书在记录过程中的话术技巧 u 探寻真实的意思表达 u 询问错过的词句 u 引导面向议题与议程的讨论 u 确认记录真实正确 v 实操演练 u 设计一次各地先进员工的分享会。以15分钟为限。 u 以头脑风暴方式探究实际工作中的问题并做会议纪要。以10分钟为限。 u 老师发布3分钟的一篇演讲，学员以会议记录的方式记载。 u 老师点评学员作品。
| 
