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敦平:高级文秘、行政助理综合技能实战培训

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高级文秘、行政助理综合技能实战培训

你在公司是领导“身边”的人,看起来似乎冠冕堂皇,您是否也对以下问题感到困惑:
1、 不明确自己未来职业发展方向是什么?
2、 想成为领导的得力助手,却不知道如何才能做得优秀?
3、 看着领导每日的繁忙,想辅助他做更多的工作,却不知从何下手?
4、 面对领导,不知道自己在领导心目中的价值是多少?
5、 领导交办的工作,工作标准不明确?
6、 工作中总是被动,想主动却缺乏清晰的努力方向?对后勤工作缺乏基本的理论支持?
7、 辅助领导的工作,很多时候不知道如何去行使权利;碰到“难缠”的下属,不知道如何奠定自己的“领导”地位?领导催办的工作,对方总是拖延,自己却无力解决?
8、 与领导工作中积累的各种社会资源,却不知道如何去利用?如何把握和领导的距离,心中没底?
9、 对公司的“潜”规则,不知该如何应对?
10、             对领导交办的文书工作,却不知如何把握其权重?
诸如以上的问题,都是每个行政管理者在工作中感到困惑的,如何把握正确方向从而迅速提升自身
职业素养,成了行政管理者亟待解决的问题。

在现代企业面临的竞争日益激烈的今天,企业对行政管理水平要求也越来越高,同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求,行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练,仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的;很多时候想为领导做得更多,却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作,很难“想领导所想,急领导所急”,成为领导不可或缺的得力助手;经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位,而从事行政管理工作的人士,整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,不知如何让行政管理工作变得更有效率,更好地体现自己的职业价值;想快速提升自身的行政管理能力,又苦于没有专项的培训课程;为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过两天的集中训练,全方位提升行政管理工作的认知水平,快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧;

  明确各级行政管理人员的职业发展方向
  学会编写自己的岗位说明
  明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识,
  学会奠定非领导的“领导“地位
  运用流程化管理技能提升行政管理工作水平  
  有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率
  规范文档管理为企业运营发挥重要作用
  提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力
  学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧
  了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象

第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/助理人员的自我角色定位
◇ 初级秘书/助理:事务性文员
◇ 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理
◇ 高级秘书/助理:独立管理+事务处理
——视频:为什么不提拔我?
——现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
2、优秀秘书/助理人员的胜任素质
◇ 如何提升秘书/助理人员的素质
◇ 优秀秘书与一般秘书的差异
——案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?
第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘书/助理的职业生涯规划
   1什么是职业生涯规划?
2、为何要进行个人职业生涯规划?
◇  分析自我,确立人生的方向
◇  准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
◇  看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力
——小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢
3、职业生涯规划的简单步骤
◇  掌握SWOT分析工具进行自我分析
◇  运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人?
→What Iwant? 我想要什么?
→What Ican do? 我能做什么?
→What fitI most? 什么是最适合我?
→What Ican choose?我能够选择什么?
——走进实战: “我的命运我把握,我的前途我做主。”
运用SWOT分析工具认识自我
三、秘书/助理商务礼仪规范
  1、塑造良好的个人职场形象
          着装的TOP原则
          “拒绝”着装败笔——着装误区
          恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
          ——案例:为什么不录用我,我错在哪呢?
2、基本商务礼仪
          办公室礼仪
          接待礼仪
          电话礼仪与应对技巧
          ——现场演示:如何着装让我更优雅和自信
四、办公室5S管理
         5S的概念
        推行5S的重要性
◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
       长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧
第二部分 工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
◇  时间管理的误区
         时间管理的原则
           √目标管理与80/20法则
           √缓急轻重的优先管理
           √个人时间与领导工作时间计划与安排
         时间管理小窍门
         办公室接待与电话处理
       上级的时间管理与安排
       自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划
——小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”
我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。
每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,
但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?
二、会务组织与管理
◇  成功组织会议的技巧
         组织阶段的工作:
——会前准备
——会中协助
——会后整理
         会议座次安排的学问
           ——练习:小组讨论:如何协助召开公司例会
          案例:如何应对会议中的“漏洞”?
三、信息、文档管理与运用
    1信息收集
         信息工作的六个基本要求和三个诀窍
◇  收集信息工作的三个诀窍
◇  信息的查实及传递
◇  信息的储存与保密
2、文档管理
◇ 文档分类及储存的工作规范
◇ 文档查阅及分装的工作规范
   ◇  文档销毁及保密的工作规范
——案例:李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
◇  通用公文:
→ 报告
                请示
                批复
               
                决定
                公告
                通告
◇  事务公文:
→ 工作计划
                工作总结
                会议纪要
◇  礼仪文书:  
     →请柬
                介绍信
→ 推荐信
——案例分享:请示/报告混为一体
撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
第三部分  统筹管理篇
一、    秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
——游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
   ◇  学会聆听:不轻易打断对方的话
◇ 怎样反问:了解对方的需求
◇ 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是
◇ 表明立场:拒绝的艺术
◇ 提出解决方案:提出2-3个解决方案
——案例:如果是你该怎么说?
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟通过程及环节
◇ 信息发送、接收、反馈
◇  有效发送的技巧
——现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象
   ◇  与上级沟通的原则
◇ 与各种性格的领导打交道技巧
◇ 跨部门的沟通技巧
——游戏:究竟是谁的错?
二、行政管理人员办公室事务管理
◇  后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
◇  办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
◇  员工安全和保密工作
◇  公共关系管理
全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末
           ——案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?
三、事物性项目性工作的组织管理
◇ 事务工作有哪些
   ◇ 学会列事务清单
◇ 用项目计划管理工作
——沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施
四、课程分享:我学到了什么?

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