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高效会议策划组织技巧 课程背景： n 各企业主管平均每周花在会议时间，至少占了1/4的工作时间； n 公司规模越大，会议时间占比越高； n 网络技术手段越发达，会议越多，会议的举办也很难区分上下班时间； n 不到10%的主管认为过去所组织或参加的会议是高效的； n 90%以上的主管认为这种现象急需改变，但并没有时间考虑如何改变…… 重点突出、能够解决实际问题的高效会议是提升企业沟通效率的重要载体，更是企业战略执行与落地的关键依托。 《高效会议策划组织技巧》旨在让管理者与员工提高高效会议组织的意识，了解会议效率不高的原因及对策，掌握高效会议的组织策划要领及实施流程，让会议更能为经营服务、更有方向与指导性，达成预期的效果。 课程特色： 1、掌握高效会议的策划核心、现场实施、过程管控及会后跟踪； 2、明确会议发起者、主持者及参与者的角色和作用，掌握涉外会议的关注点； 3、学会提高会议效率、把控质量以及通过会议提升管理水平的技巧，致力于成为高效学习型组织。 课程时间：1天 课程对象：员工和级管理者 课程方式：讲师讲授+案例解析+视频学习+工具讲解+实战演练 【课程大纲】 第一章 会议组织中存在的痛点与原因 1、 现阶段开会的现状分析 2、会议效率不高的原因 n 会议主题不明确 n 参会人员对会议的认知存在差异 n 会议流程不清晰 n 参会对象与会议不匹配 n 会议时间安排不当 n 会议地点不合适 n 主持人技能有待提升 …… 小组讨论：实际工作中会议的难点聚焦 第二章 高效会议五原则 1、 会议的目标性 n 资讯的分享 n 思想的传达 n 问题的解决 n 氛围的改善 n 共同的决议 2、 会议的时效性 n 会议的时间价值（提前预警、过程管控与事后复盘） n 明确会议时长 n 明确会议决议的里程碑计划 3、 会议的务实性 n 聚焦某一个或某一类主题 n 能够解决实际问题 n 输入与输出明确 n 参会者都能有收获 4、 会议的成本性 n 时间成本 n 人力成本 n 资金成本 5、 会议的社交性 n 加强与会人员之间的沟通与了解 n 加强上下级、跨部门以及公司内外部沟通 n 增强凝聚力优化组织氛围 第三章 高效会议五步法 第1步：会议策划 n 评估与明确会议的重要性与必要性 n 确定会议主题与议程 n 确定会议形式与会议风格 n 确定与会人员的范围与角色分配 第2步：会议准备 n 确定会议时间与地点 n 会议关键角色的分工讨论（如会议统筹、主持人的职责明确等） n 确定发言者的发言内容与顺序 n 会议需要的信息沟通与资料收集 n 会议前的事务性工作（会议通知、场地布置、物资准备等） 第3步：会议实施 n 掌握会议节奏和控制会议发言时间 n 高效会议沟通与反馈技巧 - 倾听技巧 视频解析：《高难度沟通》 工具：3F倾听法则 - 发言技巧（金字塔原理） 视频解析：《高效会议》 工具：发言工具 - 提问技巧 - 反馈技巧 - 冲突管理 视频解析：《冲突解决》 工具：SBI反馈法 n 运用多种会议主持与引导方法 - 头脑风暴 - 世界咖啡 - 教练式沟通 工具：GROW模型 - 六顶思考帽 - 创新思维 - 团队决策 …… n 如何管理不同类型的与会者 第4步：会议纪要 n 如何做好会议记录 n 专业规范的会议纪要 n 任务里程碑计划制定（任务、交付物、责任人、时间点等） 工具：甘特图 第5步：会议跟踪 n 会议的复盘 - 会议组织过程中的问题梳理 - 与会者的表现评价 - 会议持续改进意见 工具：复盘工具 n 会议决议的跟进 工具：任务核查表 模块四：涉外会议注意事项 1、 文档类 n 会议通知（或邀请函）、会议纪要及相关资料的双语化 2、 礼仪类 n 提前了解相关国家的基本礼仪、禁忌 n 会场布置（如座位排、标语、横幅等）的双语化 n 座次安排、茶歇、餐饮等尊重相关国家的习惯 n 会议发言的双语化 n 发言、案例、引用视频及互动等措辞的中立性 n 会议的保密性与隐私性（如拍照、录音、录视频需提前征得同意） n 与会人员的着装规范 模块五： 会议实战演练 演练第1组：会议策划准备 演练第2组：会议过程实施 演练第3组：会议复盘跟踪
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