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陈茜:想清楚 写出来 说明白 ——商务写作与汇报能力提升

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想清楚   写出来  说明白
——商务写作与汇报能力提升
【培训背景】
您在工作中是否遇到过如下场景?
(1)您接到一个写作任务,觉得有很多话要写,但又不知道从哪里下笔?
(2)您写了一大段材料,但是觉得思路有问题,想改又不知从何改起?
(3)为见客户做了几十页ppt,数据详实,信息充分,但是客户好像没有获得他最想要的信息,如何修改PPT?
没有要点、杂乱无章的写作表达往往都缺乏说服力,信息接受者很难理解表达者的真正意图,从而难以达成共识,长此以往,就会降低组织运营的效率。上述情景当中,如果当事人可以简单、明了地将自己的观点有理、有据、有序的表达出来,结果就会截然不同。基于金字塔原理的结构化思维可以帮助当事人理清思路,进而提高写作的效率,这一思维模式也因此成为职场人士一项必备的管理沟通技能。
本课程的原理来源于芭芭拉•明托女士的经典畅销商业管理书籍《金字塔原理》。通过讲解思维的结构性特点,强化学员思考时的逻辑思维方式,藉此提高学员思考、表达与呈现的能力,该方法已受到全球众多跨国公司的推崇,目前已经帮助众多国内大型企业的员工交流、表达与呈现的标准化工具。
【课程特色】
Ø       专业魅力的表达技巧,使课程更具启发性
Ø       课程内容架构清晰,内容组织张弛有度
Ø       理论与实务兼具, 使学习极具系统性
Ø       通过案例解说,让学员感悟更深刻
Ø       在实际互动演练中得到随学即用的效果
【课程目标】
Ø           提升员工的思维能力:学会思考
Ø           提升员工的表达效率:善于表达和写作
Ø           建立企业统一的思维和呈现体系,打造共同的思维和语言平台
Ø           促进企业的经验沉淀:树立企业隐性、零散的管理经验,使其更加可传承可复制
【培训大纲】
前言:写作(表达)前的思考
一.       为什么您的汇报听起来有点费劲?
1.    未能充分考虑读者的需求
2.    行文缺乏清晰的逻辑和架构
二.       如何增强表达效果?
1.    了解读者的需求,做到有的放矢
2.    运用合理的逻辑,理顺表达思路
3.    不仅需要学习,更需要多多实践
三.       优秀作品的两大特点:
1.    重逻辑
2.    重要点
四.       高效写作与汇报的作用:
1.    提高沟通效率
2.    增强表达效果
3.    易于达成共识
开场热身:理性思维在生活中的闪现。
(一)有效表达­——三招确保表达效果
1.    观点明确——易于理解、接受的主题句
2.    理由充分——支持观点的理由充分、可靠
3.    架构合理——易于全盘掌握的结构安排
(二)确定受众——基于目标定主题
1.    设定目标——让表达有的放矢
(1)    设定场景:写给谁看
A.    确认目标之前先设定好场景
B.    场景越具体内容才能越准确
(2)    确定目标:拟讨论的主题
A.    目标的可达成性
B.    所有内容围绕目标展开
2.    设定主题——让表达观点明确
(1)    明确主题:您最想和读者分享的观点
(2)    强化主题:让读者一看便知
写作实践:每组就工作中的实际问题拟定一个写作主题,确定读者对象
(三)厘清逻辑——让表达有理有据
1.    观点说清楚:主要观点是什么?
l  方法:基于事实,精炼总结
思路:归纳(要点归纳、主题归纳)
l  步骤:
a)    搜集:尽量寻找和写作主题相关的事实、数据、信息
b)   筛选:选择与写作主题相关度较大的材料(事实、数据、信息等)
c)     总结 :从基本信息中寻找共性信息
d)   判断:基于共性信息得出一些有价值的观点
2.    理由讲明白:为什么这么认为?
l  用处:论证观点的合理性
l  阐述理由的方式:
a)    演绎式
b)   动因式
c)    目的/成果式
他山之石:其他企业实践案例分享
写作实践:用归纳和论证思维对既定主题进行讨论研究,目标是得出一些重要的分论点,并根据具体情况选择说服读者的论证思路。
(四)架构清晰——让文章一目了然
1.    架构的作用:观点表述立体化,信息传达层次化
2.    结构性思维的特征:
a)    要点(结论)先行
b)   上下对应
c)    分类清楚
d)   排序逻辑
3.    结构性思维的优势:
a)    利他思维——从读者角度想问题
b)   讲理思维——论点清晰,论证充分,以理服人
课堂互动:用实践案例分享金字塔原理在写作用的运用和优势
4.    如何搭建架构:
(1)    纵向关系:结论先行,上下对应
(2)    纵向原则:写深入
A.    主题中的每一个关键词都要论述到
B.    论点与子论点之间上下对应
C.    从ta的角度设想问题
D.   回答问题尽量是结论
E.       最底层的信息需要给出看数据/事实
写作实践:根据结论先行和上下对应的原则,从上至下挖掘有效观点,摆事实讲道理,做到所写的内容都是读者感兴趣的,同时读者一看便能抓住要点。
(3)    横向关系: 分类清楚,排序逻辑
(4)    横向原则: 写全面
A.    分类原则(MECE):相互独立  完全穷尽
B.    排序选择:
①  论证顺序    ②  结构顺序    ③  重要性顺序
④  时间顺序    ⑤  视角顺序
课堂互动:结合案例详细阐述纵向与横向的结构设计注意点
他山之石:其他企业实践案例分享
写作实践:在同一层面上补充内容,整理写作顺序,用MECE原则检查有无疏漏,使全文言之成理、言之有观点、言之有序、言之有节奏。
(五)渐进开篇——SCQA式开篇
SCQA式开篇的优势在于通过运用构建作者读者双方的对话平台,使话题得以自然引入
1.    S (情境):双方共同认可的背景、事实,共享的信息,共同拥有的价值观,共同遵守的原则等……
2.    C (冲突):在这一情境(现状)下,出现的现象,产生的问题/矛盾
3.    Q(问题):如何解决这一问题?如何缓解这一矛盾?
4.    A(解答):拟在正文中讨论的内容概括(包括关于这一问题的根本原因分析、解决方案、预期收益等……)
案例分享:通过不同行业文章的开篇,探寻开篇的写作思路。
写作实践:根据各组的不同主题,寻找可以导入主题的SCQA,完成文章的开篇。
(六)包装主题——让受众眼前一亮
1.     原始状态:描述性主题
2.     提高状态:观点性主题
3.     最终状态:亮点词+观点性主题
案例分享:分享从普通标题到优秀标题的包装。
写作实践:提炼核心观点,寻找最佳总结词,力求主题对文章起到画龙点睛的作用。
结语:经验分享
1. 先想后写,事半功倍;   2. 架构在前,内容在后;
3. 好文要改,好句要谋;   4. 章法在手,速度不愁;
5. 多练几手,成竹在胸 。  

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