想清楚 写出来 说明白 ——商务写作与汇报能力提升 【培训背景】 您在工作中是否遇到过如下场景? (1)您接到一个写作任务,觉得有很多话要写,但又不知道从哪里下笔? (2)您写了一大段材料,但是觉得思路有问题,想改又不知从何改起? (3)为见客户做了几十页ppt,数据详实,信息充分,但是客户好像没有获得他最想要的信息,如何修改PPT? 没有要点、杂乱无章的写作表达往往都缺乏说服力,信息接受者很难理解表达者的真正意图,从而难以达成共识,长此以往,就会降低组织运营的效率。上述情景当中,如果当事人可以简单、明了地将自己的观点有理、有据、有序的表达出来,结果就会截然不同。基于金字塔原理的结构化思维可以帮助当事人理清思路,进而提高写作的效率,这一思维模式也因此成为职场人士一项必备的管理沟通技能。 本课程的原理来源于芭芭拉•明托女士的经典畅销商业管理书籍《金字塔原理》。通过讲解思维的结构性特点,强化学员思考时的逻辑思维方式,藉此提高学员思考、表达与呈现的能力,该方法已受到全球众多跨国公司的推崇,目前已经帮助众多国内大型企业的员工交流、表达与呈现的标准化工具。 【课程特色】 Ø 专业魅力的表达技巧,使课程更具启发性 Ø 课程内容架构清晰,内容组织张弛有度 Ø 理论与实务兼具, 使学习极具系统性 Ø 通过案例解说,让学员感悟更深刻 Ø 在实际互动演练中得到随学即用的效果 【课程目标】 Ø 提升员工的思维能力:学会思考 Ø 提升员工的表达效率:善于表达和写作 Ø 建立企业统一的思维和呈现体系,打造共同的思维和语言平台 Ø 促进企业的经验沉淀:树立企业隐性、零散的管理经验,使其更加可传承可复制 【培训大纲】 前言:写作(表达)前的思考 一. 为什么您的汇报听起来有点费劲? 1. 未能充分考虑读者的需求 2. 行文缺乏清晰的逻辑和架构 二. 如何增强表达效果? 1. 了解读者的需求,做到有的放矢 2. 运用合理的逻辑,理顺表达思路 3. 不仅需要学习,更需要多多实践 三. 优秀作品的两大特点: 1. 重逻辑 2. 重要点 四. 高效写作与汇报的作用: 1. 提高沟通效率 2. 增强表达效果 3. 易于达成共识 开场热身:理性思维在生活中的闪现。 (一)有效表达——三招确保表达效果 1. 观点明确——易于理解、接受的主题句 2. 理由充分——支持观点的理由充分、可靠 3. 架构合理——易于全盘掌握的结构安排 (二)确定受众——基于目标定主题 1. 设定目标——让表达有的放矢 (1) 设定场景:写给谁看 A. 确认目标之前先设定好场景 B. 场景越具体内容才能越准确 (2) 确定目标:拟讨论的主题 A. 目标的可达成性 B. 所有内容围绕目标展开 2. 设定主题——让表达观点明确 (1) 明确主题:您最想和读者分享的观点 (2) 强化主题:让读者一看便知 写作实践:每组就工作中的实际问题拟定一个写作主题,确定读者对象 (三)厘清逻辑——让表达有理有据 1. 观点说清楚:主要观点是什么? l 方法:基于事实,精炼总结 思路:归纳(要点归纳、主题归纳) l 步骤: a) 搜集:尽量寻找和写作主题相关的事实、数据、信息 b) 筛选:选择与写作主题相关度较大的材料(事实、数据、信息等) c) 总结 :从基本信息中寻找共性信息 d) 判断:基于共性信息得出一些有价值的观点 2. 理由讲明白:为什么这么认为? l 用处:论证观点的合理性 l 阐述理由的方式: a) 演绎式 b) 动因式 c) 目的/成果式 他山之石:其他企业实践案例分享 写作实践:用归纳和论证思维对既定主题进行讨论研究,目标是得出一些重要的分论点,并根据具体情况选择说服读者的论证思路。 (四)架构清晰——让文章一目了然 1. 架构的作用:观点表述立体化,信息传达层次化 2. 结构性思维的特征: a) 要点(结论)先行 b) 上下对应 c) 分类清楚 d) 排序逻辑 3. 结构性思维的优势: a) 利他思维——从读者角度想问题 b) 讲理思维——论点清晰,论证充分,以理服人 课堂互动:用实践案例分享金字塔原理在写作用的运用和优势 4. 如何搭建架构: (1) 纵向关系:结论先行,上下对应 (2) 纵向原则:写深入 A. 主题中的每一个关键词都要论述到 B. 论点与子论点之间上下对应 C. 从ta的角度设想问题 D. 回答问题尽量是结论 E. 最底层的信息需要给出看数据/事实 写作实践:根据结论先行和上下对应的原则,从上至下挖掘有效观点,摆事实讲道理,做到所写的内容都是读者感兴趣的,同时读者一看便能抓住要点。 (3) 横向关系: 分类清楚,排序逻辑 (4) 横向原则: 写全面 A. 分类原则(MECE):相互独立 完全穷尽 B. 排序选择: ① 论证顺序 ② 结构顺序 ③ 重要性顺序 ④ 时间顺序 ⑤ 视角顺序 课堂互动:结合案例详细阐述纵向与横向的结构设计注意点 他山之石:其他企业实践案例分享 写作实践:在同一层面上补充内容,整理写作顺序,用MECE原则检查有无疏漏,使全文言之成理、言之有观点、言之有序、言之有节奏。 (五)渐进开篇——SCQA式开篇 SCQA式开篇的优势在于通过运用构建作者读者双方的对话平台,使话题得以自然引入 1. S (情境):双方共同认可的背景、事实,共享的信息,共同拥有的价值观,共同遵守的原则等…… 2. C (冲突):在这一情境(现状)下,出现的现象,产生的问题/矛盾 3. Q(问题):如何解决这一问题?如何缓解这一矛盾? 4. A(解答):拟在正文中讨论的内容概括(包括关于这一问题的根本原因分析、解决方案、预期收益等……) 案例分享:通过不同行业文章的开篇,探寻开篇的写作思路。 写作实践:根据各组的不同主题,寻找可以导入主题的SCQA,完成文章的开篇。 (六)包装主题——让受众眼前一亮 1. 原始状态:描述性主题 2. 提高状态:观点性主题 3. 最终状态:亮点词+观点性主题 案例分享:分享从普通标题到优秀标题的包装。 写作实践:提炼核心观点,寻找最佳总结词,力求主题对文章起到画龙点睛的作用。 结语:经验分享 1. 先想后写,事半功倍; 2. 架构在前,内容在后; 3. 好文要改,好句要谋; 4. 章法在手,速度不愁; 5. 多练几手,成竹在胸 。
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