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甘红亮《时间管理与工作效率提升》

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《时间管理与工作效率提升》
主讲:甘红亮老师
【课程背景】
时间对于每个人来说都是公平的,但创造的价值却不同。时间管理能力较强的人,把工作安排得井然有序,从容自如,可以利用有限的时间创造出无限的工作绩效;而时间管理能力差的人,从早忙到晚,废寝忘食,天天加班却依然有忙不完的工作,工作效率低下。究其原因,效率不同是一个重要因素!而效率的背后却是时间利用的差异,也就是时间管理的效能。
在实际的工作中,我们也会经常发现很多员工缺乏时间观念,做事拖沓,总习惯把工作拖到最后一刻来完成,完成质量很不理想;还有些人虽然看起来很忙,但工作时抓不住重点,投入和产出不成正比;还有员工工作缺乏计划性,总是被动的去执行一些任务,上级领导没有任务安排,自己就不知道还做什么了;这一系列问题都是自己的时间规划和工作方法出了问题。
时间管理这门课是每个人的一门必修课,无论您级别有多高,无论您做什么工作,都需要好好学习一下这门课。只有管理好自己时间的人,才能管理好自己的工作和生活。管理学大师彼得·德鲁克曾说过:如果你不能管理好自己的时间,便什么都管理不好。
【课程收益
● 增强时间管理意识,树立危机感和紧迫感
● 找出浪费时间的原因,避免瞎忙,让时间更有价值
● 运用时间管理的工具与方法,提高工作效率及效能
● 制定有效目标和计划,合理安排时间,确保目标达成
● 养成良好的工作习惯,学习使用时间管理工具
【课程时间
1天(6小时/天)
【课程对象
整天忙碌,工作效率低下的人
【课程方式
理论讲授,案例分析,头脑风暴,工具演练,互动讨论等
【课程大纲
第一讲:认识时间的价值
一、唤醒时间管理意识,树立紧迫感
二、时间管理的两个意识:守时、时间就是金钱
三、计算一下自己的时间价值是多少
四、你的时间都去哪了?-找出浪费时间的事情
测试问卷:测一测你的时间管理能力
互动游戏:撕纸人生
第二讲:把时间留给最重要的事
一、区分紧急事件和重要事件
1. 艾森豪威尔法则(又称四象限法则)
案例练习按照四象限法则,区分事件的紧急性和重要性
2. 不同象限工作的处理策略
1)很重要很紧急的事:马上做
2)很重要不紧急的事:计划做
3)很紧急不重要的事:授权做
4)不重要不紧急的事:减少做
动手练习:回顾昨天一天的工作,并按四象限法则进行分类。
二、要事优先
1. 帕累托法则(又称二八定律):集中精力做最重要的事情
2. 运用ABC方法确定先后次序
1)最重要的事-自己做
2)重要的事-压缩做
3)次重要的事-延期做/授权做
案例练习:假如你是一位营销副总,今天要做8件事,需要花14个小时,你会如何分配ABC事项,抓住重点?
视频分享:处理工作要分次序,从最重要的事入手
三、一次只做一件事——番茄工作法
1. 了解番茄工作法的使用规则和方法
2. 番茄工作者一天的5个阶段
1)计划:从“活动清单”中提取重要事项到“今日待办”表格中
2)跟踪:从“今日待办”中最重要的事开始,收集过程指标
3)记录:收集当天数据归档,写入“记录表”中
4)处理:从记录中的原始数据中提取信息并进行分析
5)可视化:将信息组织起来,从中找出改进流程的思路
3. 工作中断时的应对策略
1)内部中断应对策略
2)外部中断应对策略
动手练习自己动手制作“任务清单”、“今日待办”和“记录”表单
第三讲:GTD个人事务管理系统
一、解析事务管理流程(图)
二、事务管理的五个阶段及操作方法
1. 准备工作:确定时间、空间和工具
1)为自己准备一个工作区
2)准备一些基本的管理工具
2. 收集阶段:归拢材料
1)善用收集工具
2)外在收集:搜寻周围环境,收集归类
3)内在收集:清空你的大脑
3. 理清阶段:清空工作蓝
1)处理阶段的方法指导
2)处理过程的关键问题:“下一步行动是什么?”
3)明确手中的“项目清单”
4. 组织整理:建立好清单
1)跟踪和管理事情基本分类法
2)建立“下一步行动”清单标题
5. 回顾阶段:保障系统的有效进行
1)频繁查看日程表
2)浏览当前情景行动清单
3)成功的关键因素:每周回顾
6. 执行阶段:选择最合适的行动
1)确定某一时刻具体行动的“四标准法”
2)评估每日工作的“三分类法”
3)总体检视工作的“六层次法”
第四讲:有效制定目标和计划
一、设定人生六大目标
二、设定目标的原则
1. 制定目标以终为始
2. 符合Smart原则:明确具体、量化衡量、具有挑战、有关联性、完成时限
三、分解目标六大步骤
1. 规划你的人生蓝图表
2. 设定你的中期和近期目标
3. 设定你的年度目标
4. 把年度目标拆分到月
5. 把月度目标拆分到周
6. 把周目标拆分到日
案例分享:一位年轻有为的某教育集团营销副总,如何规划自己的人生蓝图和设定目标的。
马上练习:自己动手规划自己的人生蓝图和设定工作目标
第五讲:有效提升工作效率的策略
一、应对外界干扰的策略
1. 应对不速之客的策略
2. 创造“清净一小时”
3. 学会拒绝
二、克服拖延症
1. 拖延症测试:你有拖延症吗
2. 分析拖延的原因
3. 克服拖延症的方法
三、培养良好的工作习惯
1. 购买工具书/增加知识储备/提高能力
2. 养成存放思想档案和作记录的习惯
3. 把最困难的事放在效率最高的时候
4. 保持办公桌整洁:更多空间=更多时间
5. 提前半小时到达工作岗位,做好工作前的准备
6. 日事日毕/回顾与总结

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