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工作总结汇报写作与魅力呈现技巧提升 培训师：鞠佳 课程背景： 在国有大中型企业里，公文写作汇报能力是各部门骨干员工的一项必备素养。公文写作适用范围很广，尤其在于个人的汇报、方案请示、部门材料总结、建议规划等诸多领域，无论是以月度、季度、还是年度为周期，都需要对自身的工作进行材料加工，写成职场公文的形式。很多情况下，员工本身是具有很多工作亮点、优秀建议、丰富素材的，但在总结汇报材料中不能得以彰显，这是由于未掌握职场公文的写作技巧。实际上，公文写作具有一定的经验套路、样式模板，经过系统的思维整合与训练，就能迅速上手掌握。本课程提供一整套切实可行的写作思路体系，帮助各部门员工迅速打造公文架构思路，短时间内做到妙笔生花，裁云剪水，雕心立骨，将文章提炼整合得职业化、逻辑化、内涵化、严谨化。 学员群体：全体员工 课程形式：概念植入+案例解读+文章拆解+情境模拟+小组实践 课程时长：1-2天 背景导入：职场中的写作与信息传递、沟通、呈现的关联 从一个开场的信息呈现情境表达说起 1. 闭环：信息呈现——换位思考——符合人性——高效传递 2. 人性：一切的信息呈现都是基于人性的共通点 3. 规律：文字写作中的高密度含金量对阅读者的吸引规律 4. 思考：公文写作与阅读规律的整合 一、写作定位：部门总结汇报与个人汇报写作的异同点 1. 相同点 ü 内容素材，原始材料，以丰富的工作素材为基础 ü 模块结构，加工组合，以严谨的逻辑思维为体系 ü 精神内核，塑造形象，以内涵的组织价值为升华 2. 不同点 ü 个人的主体性 VS 组织的多面性 ü 个人的具体性 VS 组织的全局性 ü 个人的特例性 VS 组织的稳定性 ü 阅读者是领导 VS 阅读者是上级的上级 二、素材准备：充分利用好现有素材并深入挖掘潜在价值 1. 对汇报内容的不同程度的认知和语言使用 ü 表层现象——印象化语言 ü 具体动作——标准化语言 ü 本质规律——凝练化语言 2. 职场写作易犯的表达错误——模糊笼统的印象化语言 ü 案例拆解：（1）小李的个人汇报内容；（2）市场部汇报总结内容 ü 为什么我们下意识的语句表达，是模糊、笼统、抽象的？ ü 中国式传统的语言表达习惯，潜移默化影响我们 ü 错把生活常识中的语言习惯，应用到职场公文写作、汇报当中 ü 缺点明显：啰里啰唆，表述不清，界定不准，不着边际 3. 职场写作常用的语言习惯——精准清晰的标准化语言 ü 案例拆解：（1）政府工作报告数据；（2）高效工作部门年度总结 ü 客观描述 VS 主观描述 ü 数字量化 VS 模糊不清 ü 具体方法 VS 大而化之 ü 时间节点 VS 没有时间 4.精准清晰的标准化语言写作的基本五要素 （1）Specific-指向要明确 （2）Measurable-数值可衡量 （3）Attainable-场景具有现实性 （4）Relevant-高度相关联 （5）Time-bound-时间刻度 （6）现场演练：以小组为单位进行简单段落的模拟撰写 5.凝练化语言——体现本质规律，内容明确的素材要点 （1）单位周期刻度（周/月/旬/季/年） （2）特定所指内容的占比/总量/幅度 （3）同比的变化总量/变化比例 （4）环比的变化总量/变化比率 （5）时间始终/发生频率 （6）对表面素材的背后挖掘，更体现深度 （7）关键点：突出上级关注的内容重点 （8）够具体——有亮点——有高度 三、模块加工：公文写作必备的模块化分类思维助力表达清晰 1. 对同样的内容做不同的组合，呈现出不同的效果 ü 公文写得啰嗦，漫无边际？问题出在哪？ ü 思维的误区，而不是素材本身的问题 ü 善用素材，进行结构化的切割分类呈现 ü 漏斗原理：从100%到80%到30%到5%的信息漏斗递减律 2. 构思-写作-阅读-记忆：四件不一样的事情 ü 人类大脑的神经网络特性 ü 思考：网状结构，四处散发 ü 写作：线条结构，先后顺序 ü 阅读：线条结构，情绪理性 ü 记忆：网状结构，聚焦凝结 3. 结构化思维的四大写作要点抓手 ü 先说核心——开门见山地阐明结论、核心、关键点 ü 再说细节——徐徐展开步步分层分类化模块化表达 ü 从上往下——使用大词语套小局部的逻辑分层 ü 从少到多——关键词的逻辑结构从少到多表达 4. 三种最基本的信息提炼分类方式 ü 按时间步骤分类的内容整合（案例拆解） ü 按内容属性分类的内容整合（案例拆解） ü 按重点程度分类的内容整合（案例拆解） ü MECE分类原则：完全穷尽，相互独立 ü 实践练习：现场演练，准备卡片、纸张或电脑xmind软件，进行提炼撰写 5. 提炼后的口诀化撰写，更加朗朗上口易于记忆 ü 英文字母法 ü 核心关键字 ü 专有名词法 ü 编造顺口溜 ü 数字引导法 四、凝练标题：画龙点睛取好标题的技巧为文章锦上添花 1. 标题的重要性，好的标题让文章增色彩 （1）撑起内容：段落是血肉，标题就像筋骨 （2）吸引眼球：标题在最显眼的位置引人注目 （3）领导关注：领导有时只看重点，不看细节 （4）画龙点睛：标题取得好，极大体现文章价值 2.凝练标题的三大类基本技巧 （1）“动词+宾语”式的标题，最能体现力度、主动性 ü 例子：构建营销体系；打造专业团队；提升业务技能…… ü 动词在前面，名词表示宾语在后面 ü 基本的标题范式通用于各种文体 （2）“理性+感性”式的标题，虚实结合，严谨生动 ü 做比喻，打比方，让词句更生动形象，易于阅读理解 ü 例子：思想“防火墙”，资金“紧箍咒”，产品“金钟罩” ü 理性的词语，体现核心关键，是文章的实体 ü 感性的词语，表达通俗易懂，帮助理解消化 （3）“数字+特点”式的标题，朗朗上口，形成气势 ü 例子：一个目标；两大平台；三大保障；四类用户 ü 数字化的标题体现精炼，让注意力聚焦 ü 阅读感知体验好，整齐有序，具有层层递进，营造气场的感觉 ü 实数不好用就用虚数 ü 一组同类词/押韵词的排比句式 3.实践演练：以小组为单位的“标题改造优化工程”共创项目 （1）第一步：把原先简单的若干词语，拓展为若干句子，“动词+宾语” （2）第二步，增加若干比喻形容词，让句子更生动，“理性+感性” （3）第三步，在句子前面继续扩充，增加数字的关键词，“数字+特点” （4）第四步，在句子后面再扩充，增加一组同类押韵词语，朗朗上口 五、汇报模板：公文写作的经典套路结构，助力职场迅速搭建框架 1. 模板1：源于阅读记忆的规律，让公文各环节水到渠成 （1）方案定位（why）：为什么要做？ 方向目标为什么是这个？ ü 目标范围的定位 ü 成功的可能性定位 ü 对我方自身需求的定位 （2）情况分析（what）：现实情况是什么？资源优势是什么？ ü 优势分析/劣势分析 ü 外界情况分析/竞争对手如何/联盟友商如何 ü 未来的趋势会是什么 （3）步骤设计（how）：具体的方法步骤是？流程该怎么做？ ü 第一步第二步第三步…如何实操 ü 人员/地点/时间/措施/具体流程 ü 最终会取得什么成果的预期 案例文章拆解：公元3世纪的一场经典方案汇报，《三国演义》诸葛亮向刘备汇报的《隆中对》经典历史名篇，一篇逻辑结构严谨的绝世好文！ 2.模板2：输出内容的三个关键步骤，大脑最易接受的方式 （1）虎头亮相精彩：开场吸引注意力，激发正面积极情绪 ü 开篇总述 ü 今年我（我们）取得了哪些好成绩？ ü 今年领导如何指导、同事如何支持、形势如何喜人？ ü 总体符合了公司的什么战略精神？战略如何引领我们？ （2）猪肚内容充实：内容充实有干货，理性清晰呈现表述 ü 分段阐述 ü 具体有哪些成绩？且待我一块块详细分解，给你看。 ü 理性表达，有哪些数据作为事实？内容案例作为展现？ ü 理性分析，我们的优势体现在哪里？(也要提到不足劣势) （2）豹尾闪亮收场：让听众有获得感，言简意赅送出总结 ü 高度总结 ü 我们收获了什么经验？这些凝练经验产生的价值是？ ü 对个人的提升 / 对部门的经验沉淀、传承 ü 并且在来年，还有更进一步的计划，产生更大的效益！ 3.模板3：SCQA故事结构化法则，让公文写作情节紧凑具有吸引力 （1）S背景：介绍整体故事的背景，有代入感 （2）C冲突：产生矛盾冲突，引发受众强烈的关注 （3）Q疑问：不断地吸引受众，激发他们的好奇心 （4）A答案：最终揭晓答案、或解决方法，豁然开朗 六、魅力呈现：亮点展现数据案例技巧，文章升华立意高远有格局 1. 总结的四大版块，侧重点不同，环环相扣分层次阐述 （1）开头总述概括 ü 如何在开篇总述中，做到拔高立意、高度阐述？ ü 且字数扩展，自成一段? ü 总结出的字句模板规律 （2）对过去一年成绩的总结 ü 重点阐述，已搜集好的素材、数据等 ü 进行专门分类：模块1/模块2/模块3…… ü 每一模块的标题，关键词、语句对仗，朗朗上口 ü 重点内容，重点数据，用形象化语言进一步加强 （3）存在问题不足需改进 ü 经验不足：我年轻/部门整体年轻 ü 性格急躁：个人性格较急，行动力很强但考虑不周 ü 协作不够：只是自己个人很努力，但与大家协作不够 ü 沟通不足：刀子嘴豆腐心，拼命做事但不懂得沟通 ü 完善制度 / 完善做事方法和流程 ü 建设队伍 / 总结更好的业务经验 ü 加强学习 / 自我鞭策不断学新东西 ü 创新思维 / 在业务中发挥主动性创造性 2. 呈现技巧：灵活应变的思路技巧使文章锦上添花 （1）工作数据的呈现讲究巧妙而直观的技巧 ü 一堆文字罗列的数据如何呈现？ ü 善于使用表格、图形等 ü 色彩的鲜明，柱状图饼状图大小对比，形成视觉化 （2）数据的使用/重组/分解技巧 ü 数据是多样化的，并不只是我们表面看到的 ü 选择有利于阐述、积极正面的数据 ü 例子：3个数据，不同的表述场景中的使用策略 ü 数据进行组合加工，又有了新的意义 （3）对公文材料的搜集，化旧为新的整合使用 ü 集团、省市公司的领导讲话稿 ü 去年、前年的总结报告 ü 今年的年中工作会议讲话 ü 我部门历年的总结、讲话、规划 ü 我自己写过的总结文章 （4）换位思考，站在上级的角度考虑整篇公文的视角 ü 准确领会上级意图 ü 上级领导关注什么？资金/人员/事项/物品…… ü 更上一级关注什么？方针/政策/措施/战略/趋势…… ü 前期沟通时，尽量全记录，然后调整、组合 ü 也不是唯命是从，可以提出疑问，商量 ü 敏捷工作法：重要的事多迭代，紧急的事先迭代
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