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用OUTLOOK构建省时高效的办公流程 | 课时 | 0.5天（3小时） | 类型 | 高阶课程 | 特点 | 时间管理+工具 |
导读 你每天会处理100多件事情，而很多事情都来自邮件，况且邮件中往往是重要的事。如果没有好的方法对这些邮件进行管理，恐怕你的工作就散乱无绪，没有流程的做事就会丢三落四，就会拖延，就会总在处理迫在眉睫的事，压力山大。如果你有上述症状就要赶紧从中摆脱出来。 Outlook不单纯是一个电子邮件管理软件，而是一套完整的时间管理系统、信息管理系统。Outlook提供了下列工具，可以在一个程序中管理全部个人信息和商务信息。 收件箱：从办公室、家里或路上发送和接收邮件。可以在打开邮件前进行预览，还可以使用“邮件标记”来标记带有后续动作的邮件。 日历：跟踪日程表并计划与他人的会议。可以使用“日期选择区”来快速查找和显示日程表中的信息，并使用“任务板”来查看一天中的任务，这样就可以安排时间处理这些任务。 联系人：保持最新的私人交往和商务联系人的信息，并且易于查找使用。可以将联系人按所希望的任何方式排序和存档；可为每个联系人存储几个街道地址、电话号码和电子邮件地址；并直接转到任何联系人的 WWW页。 任务：在易于管理的地方组织个人和商务待办清单。可以快速确定任务的轻重缓急，并将任务分派给他人。 便笺：草草记下附注以作为问题、想法、指示及任何事情的快速提醒。或者在便笺中放置文本，以备在其他地方重用。 内容 本课程不仅讲授一门软件，更是告诉你如何用软件做好时间管理。让你轻松驾驭所有的事，让每天工作正常有序，每天都会有个好心情。 收益 本课程将为您提供全面OUTLOOK邮件使用解决方案： 1. 掌握事件的记录、日程的约定方式、会议邀请与会者沟通技巧； 2. 掌握邮件的各种沟通技巧、任务的委派方式，辅助做好团队的管理工作； 3. 掌握大量待办事项在OUTLOOK中的处理流程，使工作化繁为简，节奏清晰。 特色 1. 大道至简，精华提炼 2. 案例为主，注重实用 3. 强调动手，开阔思路 准备 请用电脑听课，安装OUTLOOK2007及以上版本的办公软件 课程方式 讲师讲授+案例分析 +实操演练 课程大纲 Part1：从邮件开始的时间管理方法（1课时） n 详细介绍OUTLOOK在办公中事务处理业务流程 n 谁是随时随地收集事务的收纳箱? n 自定义邮件查看视图 n 查找和分类整理电子邮件 n 三种收件箱分类归档设置技巧 n 不同干系人在邮件中的角色认知 n 邮件智能助理控制邮件的使用效率 n 人性化设置之几种快速浏览邮件的方法、中文附件的简繁转换预览、实现附件的批量下载 n 简化周期性邮件的发送步骤 n 需要收件人后续工作的提醒 n 邮件与日历和任务的转换技巧 n 方便快捷的选择答复内容、收集和跟踪答复汇总 n 通过送达和已读提醒确认对方已收到邮件 n 如何让邮件受时间控制 n 在沟通过程中，自动将回复转给第三方处理 n 设定自动发送邮件的时间，在繁忙时自动发送 Part2：日程管理整理计划和特别提醒（1课时） n 用时间管理四象限法建立事务紧急和重要标签 n 控制当天开始的提醒功能 n 提前预订会议的时间和地点 n 记录发生的大事件 n 安排周期性活动并设置到期提醒功能 n 记入私人性质的约会和保密工作 n 日历的共享与打印，共享权限设置 Part3：OUTLOOK任务管理的技巧（0.5课时） n 如何做好多分工事务的跟踪管理 n 创建GTD科学分类模板按固定模式工作 n 如何做到事务定时提醒 n 任务与日历的区别？如何将任务分配到日历？ n 如何建立最近一个月内的提醒 Part4：OUTLOOK与其它软件的分工协作（0.5课时） n 邮件合并批量分发针对收件人的文档 n OUTLOOK与手机关联随时随地做好日程管理 n 协助数据库实现调查表信息的快速收集
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