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胡爽姿《会务、会议接待统筹与组织安排》

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《会务、会议接待统筹与组织安排》
【课程背景】
企业越强大,企业内部公共事业部门管理越规范,这是时代进步、企业进步的重要表现。越来越多的大中型企业,专门成立了公共事务部,并培养专业的人才做专业的接待,不仅是业务的需要,更能彰显企业对客户的尊重与重视。
礼仪化的接待服务,则是客户和企业一直追求的具有高品质的关系维护方式,一个成功的企业也需要拥有一支高素质的职业化接待团队作为保障。
课程时间】1—2天
【培训对象】企业公共事务部、各行接待人员秘书、办公室主任、负责文化交流与合作洽谈、接待、服务的相关人员
【培训目标】
1.    帮助企业公共事务接待部梳理会务、接待的统筹安排基础流程规范,提高企业接待能力,为企业在商务、会务活动中提高影响力。
2.    了解公共事务会议、接待的各环节要点、规范、标准及礼仪,提升顺利完成相关事务接待的能力。
3.    进一步提升公共事务接待部门人员的职业素养,掌握会务、接待礼仪,塑造良好的企业公众形象,从而赢得同仁与客户认同与尊重。
培训方式】
专业知识讲解 + 案例分析 + 分组讨论 + 实操模拟演练+ 互动游戏 + 工具表格
课程大纲】
引子:
1、礼仪在企业公务接待中的重要价值
2、学习接待礼仪的重要性
第一部分:公共事务部接待规范与标准
一、       本部人员个人修养礼仪
1、培养不卑不亢的良好心态
2、提升个人情商
3、增强见识品味
二、       迎接宾客的组织安排
1、先期准备
l  掌握状况
l  制定计划
l  精选人员
2、现场操作的安排
l  迎宾时间应注意的三个要点
l  迎宾地点的确认
l  迎宾方式的选择
l  迎宾人员的基本礼仪—自我介绍、握手、寒暄、引导
3、车辆安排的规范
l  遵守规定
l  精心准备
l  安全至上
l  排定座次
l  车辆接待中应注意的六大提示
三、       招待礼仪的统筹安排
1、时空条件
l  招待来宾的两个时间条件
l  常规接待地点的安排—办公室、会客室、接待室
2、现场布置的7项注意
3、座次安排的6大法则
4、接待人员的具体表现
l  专门恭候
l  起身相迎
l  引领有方
l  专注灵活
四、       宾客膳宿接待
1、公务接待膳宿安排应特别注意的5点
2、来宾宴请时的礼仪及注意事项
3、来宾住宿安排的四项注意
五、       宾客送别的安排
1、送别的人员安排
2、送别的交通安排
3、送别人员的礼仪
第二部分:公共事务部会务接待规范统筹与安排
一、       各类会议、活动的组织及礼仪要点
1、会议的各大分类
2、各类会议的共同点与区别
l  座谈会
l  发布会
l  记者招待会
l  媒体采访接待
二、       会前准备的四项工作
1、确定会议主题
2、拟发会议通知
l  会议通知应包含的6项内容
3、起草文件—根据不同规格的会议而定
l  开幕词(主持词)
l  闭幕词(总结词)
l  主题报告(会议主体)
4、做好准备
l  对会务及接待人员做好专门的礼仪培训
l  精心做好与会者的招待工作
l  会场布置与准备
l  座次安排
三、       会议进行中,会议组织准备者的三项主要工作
1、例行服务
l  场外服务
l  场内服务
2、编写会议简要的
3、做好记录
四、       会议组织准备者在会议结束后的三项主要工作
1、形成会议文件
2、处理有关材料
3、提供返程便利
课程总结

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