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高效会议管理：打造职场协作新引擎 课程背景： 如果你是一个普通职员，你一生中用来开会的时间，保守地估计也有4000小时；如果你是一个中层管理者，每周可能有35%的时间用于参加和主持各种会议；如果你是一个高层管理者，则可能超过50%；从财务数字来讲，大多数组织直接花在开会上的费用占人事办公费用的7-15%。 会议作为企业内部沟通与决策的关键环节，其效率与效果直接影响到企业的运营效能与竞争力。然而，传统会议模式往往面临时间安排不合理、参与者准备不足、会议过程缺乏互动、会后执行跟进不力等问题，导致会议成效大打折扣。随着人工智能技术的飞速发展，AI为会议管理带来了前所未有的革新机遇，通过智能化工具优化会议流程、提升会议质量、增强团队协作，成为现代企业管理的新趋势。 因此，会议是企业管理中的重要工作内容。会议的实质是什么？会议与领导有什么密切关系？如何有效运用会议管理达到事半功倍的预期目的？如何掌握开会的艺术，成为会议高手？如何借助AI为会议管理带来了革命性的改变，通过智能化工具优化会议流程、提升会议质量、增强团队协作，进而实现企业资源的高效利用？ 本课程的会议管理与现场模拟将带给你实际、实用、实战的价值！同时开拓视野借助AI技术优化会议管理，提升会议效率与成果，促进企业数字化转型。 课程收益： ●掌握会议策划与筹备的关键步骤，确保会议目标明确、议程合理 ●学会运用会议管理工具，如会议软件、AI工具等，提高会议效率 ●提升会议主持与引导技能，增强团队参与度，使会议决策更加民主高效 ●掌握会议决策与执行策略，确保决策得到有效执行，提升执行率 ●掌握会议评估与反馈方法，持续优化会议管理流程，提升会议质量 ●通过案例分析，学会5种应对会议中突发状况的策略 课程对象：企业各层级管理者、团队领导与项目负责人、会议组织者、秘书或行政人员 课程时间：2天，6小时/天 课程方式： ※ 理论讲授：结合实际案例，深入浅出讲解高效会议管理的理论知识 ※ 小组讨论：分组讨论典型会议问题，激发思维碰撞，共享解决方案 ※ 角色扮演：模拟会议场景，实践会议主持、发言、记录等技巧 ※ 案例分析：分析成功与失败的会议案例，提炼经验教训 ※ 实操演练：运用AI等所学技能进行模拟会议策划与执行 课程大纲 第一讲：会议管理定位：职场协作的“导航仪” 导入案例：根据一个会议需求案例回答以下问题 一、职场协同的“指挥棒” 1. 管理手段：承上启下、监督控制 2. 存在标志：架构、管理、分配 3. 沟通形式：传达、协调、互助、求解 二、会议管理的“雷区”与“灯塔” 互通研讨：长期以来我们都是怎么开会的？ 情景案例：“开会比较烦”的小王 四大怪现象：参而不议，议而不决，决而不行，行而无果 1. 目的不清：为什么要开这个会 2. 准备不足：临时决定匆忙上阵 3. 领导不助：重要角色经常缺席 4. 方法欠缺：主持不力经常跑偏 5. 常见误区剖析：从冗长到无效的会议 6. 高效原则指引：目标、参与、执行的三角支撑 三、识别会议的种类 1. 按时间分：晨会、夕会、周会、月度会、季度会、年度会 2. 按参会人分：外部会、内部会、全员会、部门(小组)会 3. 按形式分：例行会、办公会、临时会 4. 按内容分：布置会、动员会、汇报会、协调会、总结会、研讨会、培训会 5. 按类型分：沟通型、管理型、决策型 小组讨论：我们都有哪些会议？哪些会议要开？哪些会议可以不开？ 第二讲：会议策划：打造精准高效的“会议蓝图” 一、会议目标的“SMART”罗盘 1. SMART原则深入解析 2. 目标设定的误区：如目标过于宽泛、不可衡量等 3. 目标与业务战略对接 实操练习：分组进行，每组根据给定的业务背景设定会议目标，并应用SMART原则进行修正和优化。 二、议程设计的“艺术” 1. 会议流程设计原则：逻辑性、连贯性、高效性等 2. “黄金分割”原则：高潮与低谷合理分布 3. 互动环节设计：小组讨论、角色扮演、问答环节等 案例分析：分析成功与失败的会议流程设计案例 三、集结号令：确定会议参与人员 1. 参会者选择标准：相关性、专业知识、决策权、影响力 2. 分配明确的角色与职责，如主持人、记录员、发言人等 3. 赋能参会者：如提供必要的信息、培训、支持、激发参会者参与度 实战演练：进行参会者选择与赋能的实操练习，通过角色扮演和反馈机制提升技能 第三讲：会议过程管理：高效推进的法宝 一、三个会议阶段的管理 1.会前准备：5个关键准备 工具：会议准备的5W1H法 2.会中控制：3个关键节点 3.会后管理：3个关键落实 互动研讨：高效会议纪要是什么样子的？ 二、成功会议的六步策略 1. 流程管理：会议可以程序化吗？ 1）研讨会：头脑风暴法、团队共创法 2）总结会：AAR复盘法、项目复盘画布 3）创意会：群策群力、世界咖啡屋法 2. 做开场白：主持人如何做开场？ 视频案例：国内某企业高管的会议开场白 情景模拟：要组织部门季度总结会，如何开场？ 3. 发言时间：如何分配发言时间？ 4. 议事进度：如何控制会议进度？ 两种模式：语言方式、非语言方式 5. 决策方式：如何达成共同协议？ 工具：彼德·德鲁克决策法 问题：如何把任务变成动作？ 1）4种群体决策：权威、少数服从多数、共识、无异议 2）4种团队决策法：通用原则、名义小组、头脑风暴、拇指规则 案例分析：工艺重组的讨论会 会议决策工具：6顶思考帽 6. 结束会议：有头有尾的什么样？ 工具：高效会议的7个凡是，7个必有 观点：开会+不落实=零，布置工作+不检查=零 工具/演练：复盘：一个研发项目结束后，如何开一个有价值的项目总结会？ 三、成功会议进行技巧 1.会议中的沟通技巧 2.会议中的反馈技巧 3.会议中倾听的技巧 第四讲：会议主持：成为引导讨论的“魔术师” 一、如何成为优秀的会议主持人 1.把控好会议的三个阶段 1）开始阶段——银瓶咋裂 2）进行阶段——掷地有声 3）收尾阶段——一锤定音 现场讨论：不同类型会议的时间分配 2.如何处理会议中的意外情况 1）与“cicada蝉”相遇 2）与“shark鲨鱼”相遇 3）与“donkey驴”相遇 4）与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 5）遭遇“rabbittracking兔子般追踪” 情景模拟：三方协调会议如何开 二、讨论引导的“魔法棒” 1. 提问的艺术 1）封闭式提问 2）开发式提问 3）引导式提问 4）聚焦式提问 现场练习：设计会议中提问的问题 2. 关键的沟通技巧——认真聆听 1）准确理解对方全部的信息 2）深度倾听3R原则 3）非语言沟通 4）先寻求理解他人，再被他人理解 5）鼓励对方表达自己想表达的内容 小组讨论：阻碍倾听的行为有哪些 现场演练：我该如何倾听比较好？ 3. 克服潜在偏见的五个策略 策略1：注意初念 策略2：运用逻辑 策略3：暂停一下 策略4：忽视偏见 策略5：异中求同 案例讨论：他在会议中出现了什么问题？ 三、参与度提升的“催化剂” 1. 促进参与的聚焦式对话 1）聚焦式会话的起源 2）事实层面：让学员觉察事实，真实呈现 2）反应层面：学员说出感受，表达观点 3）诠释层面：学员深刻反思，找到根源 4）决定层面：基于以上环节作出客观的决定 5）聚焦式会话的流程设计 2. 团队共创法 1）引导面对挑战 2）创新头脑风暴 3）想法归类组合 4）转化动宾结构 5）靶心图找重点 现场练习：应用工具每组选一个课题进行练习 第五讲：决策与执行：构建会议成果的“落地桥” 一、决策制定的“智慧矩阵” 小组讨论：为什么会议过程难做决策 1. 决策方法的选择与应用 1）决策树工具（如Excel中的决策树模板、专业决策树软件） 2）SWOT分析工具（用于评估内外部因素） 3）项目管理软件（如Trello、Asana，用于任务分配和跟踪） 2. 公正与效率的双重保障 3. 行动计划的“施工图” 4. 任务拆解与责任锁定：WBS（工作分解结构） 二、执行跟踪的“仪表盘” 1. 进度监控与问题预警 2. 调整策略与应对机制 3. 反馈机制的“双向通道” 4. 反馈的收集、分析与响应 5. 建立持续改进的闭环 三、会议效果的“量化镜” 1. 评估指标体系的构建 2. 直接成本 3. 间接成本 4. 会议效率 案例：会议成本计算公式 工具：会议成效自检表 第六讲：技术赋能：会议管理的“科技翅膀” 一、AI在会议管理中的角色与价值 小组讨论：如何借助AI提升会议管理效率？ 1. AI在会议活动中的使用场景 1）助力会议策划 2）生成会议相关材料 3）实时会议分析 4）会议实时记录 5）语言翻译和辅助功能 6）会议总结纪要 2. AI在会议管理中的角色与价值 3. AI重塑会议管理流程 二、AI在会议管理中提质增效 1. 优化会议流程与提升效率 1）会前准备：会议流程设计、日程安排、资料准备 2）会中管理：增强互动与决策效率 3）会后跟进：自动化任务分配与反馈收集 案例分析：成功应用AI提升会议效率的实例 分组实操：使用AI工具进行会议筹备模拟 分组实操：设计一次AI辅助的会议流程 2. 在会议中运用AI如何助力高效决策 1）AI在会议决策中的角色与价值 2）利用AI进行会议数据深度分析 3）决策建议生成：基于数据分析的决策支持模型 3. 展望未来：AI在会议管理中的新趋势与机遇
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